The Present Day planner – Mon « arme secrète » pour la productivité créative

Edité par Jo, mon éditrice en cheffe

On parle d’une arme, car sa puissance est extrême.

Et on parle d’un secret, car cela fait 5 ans que son autrice le conçoit.

Cet article est accompagné d’une vidéo.

Je ne suis pas sponsorisée, et ce n’est pas parce que son autrice est mon idole (et, au passage, ma supérieure hiérarchique) que je fais la pub de cette arme secrète.

Mais parce que c’est moi qui l’ai designé, depuis 9 mois !

Table des matières

Voici la table des matières, pour faciliter votre lecture, votre relecture, et vos futures recherches :

Qu’est-ce qui me fait dire que ce planner/cette arme est puissante ?

Mes éternels problèmes

Si vous demandez à mon entourage de me définir, ils vont tous se mettre d’accord sur ce terme : WORKAHOLIC ! 

Depuis mes 15 ans, jusqu’à l’année dernière, trois problèmes me hantaient :

• J’avais tendance à travailler jusqu’à l’épuisement. J’ai déjà 3 burn-out dans ma collection « indésirables ».
• Je travaillais beaucoup, mais pas du tout de manière efficace. Vous pouvez lire l’article 45 heures pour 2 articles de blog, dont le titre dévoile déjà ma lenteur. Vous pouvez aussi regarder la vidéo [hiab2] Faire un film SEULE et découvrir qu’il m’a fallu 23h de tournage et 42h de montage pour un court-métrage de 5 minutes.
• J’étais une amie absente, une fille absente, une compagne absente.

Ce que The Present Day planner m’a apporté

L’année dernière, j’ai commencé à travailler sur le design de ce planner. J’ai donc testé cet outil pendant 9 mois, de sa version brute jusqu’au prototype final.

Et en 9 mois :

• En plus de maintenir le rythme de 2 articles de blog en 3 langues par mois, en décembre 2022, j’ai sorti la série spéciale Illustrateur.trice : le métier avec 5 articles en 1 mois, toujours dans les 3 langues, et 3 fois plus longs que les articles habituels.
• J’ai repris ma chaîne YouTube, et la vidéo du mois d’avril fait partie des vidéos finalistes du concours annuel Pouces d’Or.
• Je suis devenue entrepreneuse-salariée de la coopérative CAE Bourgogne, mes illustrations ont été exposées pour la première fois à Trà Art Paris, et surtout, j’ai designé The Present Day planner, l’outil idéal pour gérer notre temps et garder l’équilibre vie pro, vie perso !

Voici la vidéo dédiée à The Present Day planner, réalisée par sa créatrice, Chi Nguyen, autrice, professeure d’université et fondatrice de The Present Writer :

Pourquoi The Present Day planner est une arme spéciale ?

Parce qu’il est beau ! Mais vous êtes tous d’accord sur le fait que mon point de vue n’est absolument pas objectif ! 😂

De mon expérience, cet outil est puissant pour 5 raisons :

1. C’est le mariage parfait entre la clarté d’une to-do list et la flexibilité d’un bullet journal ;
2. L’efficacité des méthodes intégrées a été scientifiquement prouvée ;
3. Ce planner nous aide à augmenter notre productivité tout en nous déculpabilisant et en évitant le burn-out ;
4. Cet outil englobe notre vie pro ET notre vie perso, tout en restant minimaliste ;
5. Ce planner nous aide à mesurer de façon objective notre progrès. Ce point est crucial si vous faites un travail créatif dont l’amélioration est difficilement mesurable.

Nous sommes d’accord pour dire que l’article sera ennuyeux si je vous fais une « présentation de produit » type télé-achat pour prouver tous ces points.

Alors, pour tous vous les démontrer, je préfère vous inviter à m’accompagner pendant une semaine dans ma vie d’illustratrice, pour voir :

• À quel point ce planner est efficace,
• Comment j’adapte cet outil à différents types d’activités dans un travail créatif,  
• Mes astuces pour maximiser la productivité.

Et pour finir, nous verrons également les limites de cet outil et mes solutions pour l’adapter à ma situation.

Monthly planning : on commence toujours par le point d’arrivée

La page Monthly planning nous donne une vue d’ensemble du mois.

Lundi 1/5/2023

Au moment où j’ai décidé de documenter ma semaine de travail, nous sommes au début du mois de mai. C’est le moment parfait pour remplir la page Monthly planning ensemble !

Cette double page contient une partie classique avec le calendrier, où nous pouvons marquer les événements du mois.

Je l’ai rempli au préalable avec les anniversaires, et les 2 dates importantes du mois : le 5 et le 15, car ce sont les jours où je publie un nouvel article sur mon blog.

La spécificité du planner réside dans le thème du mois, et les 3 objectifs du mois. Ces éléments nous donnent le cap à garder pour tout le mois, ce qui nous aide à ne pas nous disperser.

Je revisite cette page presque tous les jours pour me rappeler mon objectif, pour préparer les évènements à venir, et pour la mettre à jour en ajoutant les réunions, les rendez-vous, les déplacements…

Weekly planning : la page qui m’a permis de faire la paix avec la An du passé

Avant d’être définie comme une workaholic, pendant toutes mes années scolaires, j’étais considérée comme une fainéante. 

Moi-même, je me croyais fainéante et je me détestais, jusqu’au moment où j’ai réalisé qu’en réalité, j’étais déjà une workaholic à l’époque. Par contre, je passais la majorité de mes journées sur les projets créatifs (souvent en cachette) tout en repoussant les devoirs, les révisions, les préparations pour l’école, au dernier moment.

Mon problème était de travailler beaucoup, mais pas sur la bonne tâche au bon moment.

Et la page Weekly planning de ce planner donne les clés pour résoudre ce problème.

Weekly notes

Chaque semaine, quand il y a une tâche à prévoir pour la semaine suivante, ou une tâche qui est repoussée, je la marque directement sur la page Weekly notes de la semaine suivante.

Nous allons planifier ma semaine du 1/5/2023 au 7/5/2023.

Je commence par compléter la liste de toutes les tâches que je souhaite accomplir dans la semaine.

Pour que le planning soit réaliste, je fais également l’estimation rapide du temps nécessaire pour chaque tâche. Je les compte en « pomodoro » (je vous en parlerai en détail dès que nous passerons sur l’utilisation journalière du planner). J’essaie de rester en dessous de 50 pomodoros, donc en moyenne 10 pomodoros par jour de travail en semaine.

Ici, nous avons 51 pomodoros. Mais nous sommes le lundi 1 mai, un jour férié, et je ne travaille pas, donc je n’ai que 4 jours pour faire ces tâches. Je décide donc d’enlever une tâche de la liste en la planifiant pour la semaine prochaine.

Une fois la liste définie, nous classerons chaque tâche dans la matrice Eisenhower du Weekly planning.

Weekly planning

La matrice Eisenhower divise les tâches en 4 catégories : urgent et important, important mais non urgent, urgent mais non important, et enfin, ni urgent ni important.

Cette matrice m’aide à hiérarchiser les tâches et à me concentrer sur l’essentiel.

Cette semaine, mon activité de créatrice de contenus prend le dessus sur mon travail d’illustratrice. Le délai le plus important sera l’envoi de la Creati’letter, ma newsletter mensuelle et la publication de l’article de blog avec la vidéo YouTube qui l’accompagne.

J’y intègre également les tâches perso, par exemple réserver le billet pour mon voyage cet été, faire le ménage ou prendre soin de mes plantes.

Pour accentuer l’importance d’un équilibre dans notre vie, nous avons également une partie habit tracker. Je choisis d’y mettre la lecture, le mouvement (comme les tâches de la semaine sont assez sédentaires), et le journal du soir avant de dormir.

Si le habit tracker peut être utilisé à une fin professionnelle et/ou personnelle, la ligne Self-care est complètement dédiée à notre propre bien-être. J’ai choisi de m’engager à faire du yoga 2 fois cette semaine.

Daily planning : le déploiement de l’arme

Chaque jour, je planifie ma journée du lendemain.

Ce planner n’est pas daté, nous pouvons donc l’utiliser n’importe quand, peu importe la date. Comme nous sommes le lundi 1er mai, ma semaine de travail commencera mardi.

Le plus important sera de choisir les tâches à mettre dans le tableau Tasks of the day (les tâches de la journée).

Il n’y a que 5 lignes prévues par jour. Ça pourrait être frustrant pour celleux qui sont débordé.e.s (comme moi !)

Cependant, cette limite nous aide à maximiser notre productivité, car :

• Ce n’est pas une to-do list. Cette zone est prévue uniquement pour les tâches nécessitant une forte concentration ;
• Pour éviter l’épuisement, 3 à 5 tâches nécessitant une forte concentration représentent une limite raisonnable et saine.

Je commence par la tâche la plus importante et urgente, suivie des autres tâches qui se situent dans les 2 carrés en haut de la matrice Eisenhower.

Pour chaque tâche, j’ajoute à côté le nombre de « pomodoros » qui me semble nécessaire.

Pomodoro est une technique qui consiste à travailler par intervalles de 25 minutes, appelées « pomodoros », suivies de courtes pauses de 5 minutes. Après chaque série de 4 pomodoros, une pause plus longue de 15 minutes est accordée.

Passons à l’utilisation journalière concrète de The Present Day planner et plongeons dans une semaine de ma vie professionnelle.

Spoiler : ce n’est pas du tout lisse et carré comme dans la plupart des articles ou des vlogs de productivité que vous et moi, nous avons l’habitude de contempler.

Mardi 2/5/2023

Voici les 5 tâches que j’aimerais accomplir :

1. Envoyer la Creati’letter
2. Répondre aux emails
3. Faire un devis d’illustration
4. Traduire l’article de blog en anglais
5. Dessiner

Mon ancrage dans la vie réelle

La journée de travail commence avec le remplissage de la ligne gratitude.

Remplir cette petite ligne avant le début du travail est la meilleure façon de rappeler à la workaholic en moi qu’il n’y a pas que la productivité dans la vie.

Booster sa productivité…

Je commence avec la rédaction de la Creati’letter, ma newsletter mensuelle.

Je lance un minuteur pour me concentrer pleinement pendant 25 minutes.

La méthode Pomodoro nous permet de nous concentrer intensément pendant des périodes courtes, évitant ainsi l’épuisement mental et le sentiment d’ennui. Pendant ces 25 minutes, je coupe toutes les notifications et je travaille en silence total.

Une fois les 25 minutes finies, je colorie le premier rond dans la boîte des pomodoros et je fais une pause de 5 minutes.

Colorier dans le tableau a 3 utilités :

• L’action elle-même est satisfaisante !
• Ça donne une impression d’accomplissement régulier, ce qui renforce notre motivation.
• C’est un moyen concret pour mesurer le temps réel passé sur chaque tâche.

… de façon réaliste…

J’ai terminé la version française de la Creati’letter en utilisant 4 pomodoros, sur les 5 initialement prévus. Il me reste encore la version vietnamienne et la version anglaise à rédiger, puis je dois planifier l’envoi de la newsletter.

Je me rends compte que les 5 pomodoros prévus ne sont pas assez pour finaliser cette tâche. Et ce tableau est un moyen quantitatif qui me permet de voir à quel point j’ai surestimé mes capacités.

Pour cette tâche en particulier, j’ai ajouté des annotations pour être précise sur le temps que j’ai passé sur chaque sous-tâches (rédaction, traduction, mise en page).

Une fois que la première tâche est finie, je passe à la tâche suivante située à la ligne suivante. Quand un nouveau pomodoro est fini, cette fois-ci, je vais colorier le rond subséquent dans le tableau pomodoro.

Cela nous permet d’avoir une vue globale sur le découlement du temps passé sur nos tâches.

Si j’ai fini les 10 pomodoros et que je veux continuer à travailler, je vais utiliser une autre couleur et colorier en partant du sens inverse.

…. sans s’épuiser

A la fin de la journée, je n’ai finalisé que 2 tâches sur les 5 prévues. Si c’était il y a quelques années, je serais furieuse et je me serais traitée de fainéante.

Mais en regardant la page d’aujourd’hui, je sais que j’ai choisi de prioriser l’achèvement d’une tâche importante et urgente et que j’ai travaillé en deep work pendant plus de 10 pomodoros.

L’important est que la Creati’letter a été envoyée, un des 2 délais importants de la semaine a été respecté !

Le soir, avant d’aller dormir, je résume ma journée en une phrase à la fin de la page Daily Planning. Puis, je révise la matrice Eisenhower pour planifier la journée suivante.

Mercredi 3/5/2023

Les 5 tâches que j’aimerais accomplir dans la journée :

1. Faire un devis d’illustration
2. Traduire l’article de blog en anglais
3. Dessiner
4. Répondre aux emails & m’occuper des tâches administratives
5. Faire le montage de la vidéo YouTube

Que faire pendant les pauses ?

J’aime bien faire des choses qui n’ont rien à voir avec le travail. Cela me permet de me déconnecter brièvement. C’est le moment idéal pour refaire un thé, pour sentir l’odeur de la pluie, ou pour jouer avec mon chat.

Souvent, je profite des pauses pour faire les tâches « perso », sans écran, dans la matrice Eisenhower. Cette semaine, je prends soin de mon appartement, qui a été délaissé dû à mon absence et à mes dernières semaines bien chargées, et je sème des graines dans des pots, sur mon balcon, avant que le printemps ne se termine.

Quand l’ordre des tâches est inversé

Aujourd’hui, j’ai pu finaliser les deux premières tâches du jour, mais j’ai des demandes urgentes qui arrivent du côté client.

Au lieu de dessiner, j’ai donc passé du temps à répondre aux emails… les aléas de la vie freelance.

Grâce au système des cases subséquentes, nous verrons directement dans quel ordre les tâches ont été réalisées.

Quand les tâches se chevauchent

Je peux enfin commencer à dessiner, après avoir dû reporter à cause du manque de temps rencontré mardi et de l’urgence d’aujourd’hui.

Les moments où je dessine sont les seuls moments où j’écoute quelque chose en travaillant. Souvent, j’écoute des podcasts.

Mais là, mon éditrice en cheffe vient de m’envoyer « l’ours », la version de montage brute pour la vidéo qui doit être publiée dans 2 jours. J’ai l’habitude de vérifier les « ours » à l’écoute uniquement, comme si c’était un podcast, pour détecter si le rythme de la vidéo est assez fluide ou pas.

Je l’écoute donc en dessinant.

Comme la vérification de l’ours est une sous-tâche du montage, et comme je l’ai réalisée en même temps que le dessin, je vais aligner 2 pomodoros. Mais comme vérifier l’ours n’est pas une tâche qui demande une concentration totale, je vais le marquer avec un signe différent.

Nous pouvons imaginer et créer nos propres systèmes de marquage pour les différents types d’activités.

Comme d’habitude, je finis la journée avec la planification de la journée du lendemain.

Jeudi 4/5/2023

C’est la journée du montage.

Voici la liste des 5 tâches que j’aimerais accomplir :

1. Monter la vidéo YouTube
2. Faire le mixage du son et ajouter la musique
3. Faire la correction de couleur et l’étalonnage
4. Répondre aux emails
5. Faire les sous-titres et préparer les éléments pour mettre en ligne la vidéo

Le processus est classique, mais les aléas techniques ont rallongé le temps de réalisation du montage.

Résultat, à 19h, la vidéo n’est toujours pas finie.

Et elle est prévue pour demain !

Comme j’ai encore dépassé les 10 pomodoros, je prends la couleur rouge et je recommence dans le sens inverse.

J’ai terminé la journée à 22 heures.

Vendredi 5/5/2023

C’est le jour de la publication de l’article de blog, accompagné d’une vidéo !

La veille, le plus gros du travail a été terminé. Il me reste encore les sous-titres en anglais, les sous-titres en vietnamien, la description, les écrans de fin, les liens à insérer….

Poster une vidéo YouTube ne se résume donc pas en un clic sur un bouton une fois que le montage est fini. Sans le planner avec un moyen clair et concret pour suivre l’avancement, je risquerais de me décourager en me demandant pourquoi le gros du travail (le montage) est achevé mais que je ne vois toujours pas la fin du tunnel.

Les 5 tâches que j’aimerais accomplir dans la journée :

1. Faire les sous-titres en anglais, les sous-titres en vietnamien et la description de la vidéo
2. Valider la publication de l’article de blog
3. Faire les tâches administratives
4. Dessiner le projet de collaboration avec Thao Nguyen, A holistic Educator
5. Répondre aux emails

Enfin une journée qui se déroule comme prévu, pour terminer en douceur cette semaine remplie d’aléas.

Que fait-on quand on termine une tâche avant la fin du pomodoro ?

On peut faire une pause tout de suite.

Ou on peut profiter pour faire des mini-tâches qui peuvent être réalisées en moins de 25 minutes.

Je pioche des tâches dans la partie Notes en dessous du tableau Tasks of the day.

J’utilise cette partie pour y noter tout ce qui surgit dans ma tête durant ma phase de concentration. Souvent, ce sont des choses à faire. Le fait de l’écrire me permet de sereinement continuer à me concentrer sur mon travail, sans perdre d’énergie à essayer de retenir les nouvelles idées ou toutes autres tâches à accomplir dans un futur proche.

Weekly reflection : S’arrêter pour aller plus loin

A la fin de la semaine, The Present Day planner nous offre une occasion de faire le bilan de notre semaine grâce à 4 questions centrées sur le ressenti personnel.

Il n’y a pas de grade, pas de note, pas de mesure de productivité. C’est juste un moment pour être honnête avec soi.

C’est ce que je n’ai jamais fait jusqu’à l’année dernière. Vu que mes journées sont chargées, j’oublie tout de suite ce que j’ai fait la veille pour me concentrer sur les tâches à venir. Ce moment de réflexion m’aide à me rendre compte du chemin parcouru, et surtout, des mini accomplissements de la semaine.

Un planner vivant

Aussi flexible qu’un bullet journal

Dans ce planner, il y a pleins d’espaces vides pour que vous puissiez le modeler comme vous le souhaitez.

Par exemple à côté du calendrier, nous pouvons noter nos réflexions, nos rappels, ou un moodtracker.

J’utilise la partie Notes comme pense-bête, mais vous pouvez écrire vos idées, vos pensées, vos listes de courses.

Les limites, et mes solutions

Même si c’est une arme puissante, ce planner n’est pas parfait et il n’est certainement pas fait pour tout le monde.

Les semaines remplies de réunions

Ce planner n’est pas un agenda. Il n’est donc pas adapté pour des activités qui incluent beaucoup de réunions.

J’avoue que comme j’ai tendance à oublier ce que je fais la veille et que je culpabilise en voyant juste 2 lignes de tâches et 2 pomodoros remplis les jours où j’ai plein de réunions… Je les note quand même dans le tableau.

Je les marques comme ci-dessous, pour voir directement ce que j’ai fait entre mes tâches de forte concentration.

Que faire des pages non remplies ?

Ce planner est conçu avec 7 pages Daily planning pour chaque semaine. Beaucoup de personnes qui suivent Chi Nguyen – The Present Writer et qui me suivent ont des projets personnels ou un deuxième travail à développer en dehors de leur travail principal. Si vous faites partie de ces personnes, ce planner sera votre fidèle compagnon tous les jours.

Mais si vous ne travaillez que pendant des jours ouvrés, il vous restera des pages Daily vierges.

Voici mes utilisations, pour vous inspirer :

• Je réserve ces pages pour les semaines où je suis en formation et en réunion presque toute la semaine. Durant ces périodes, je n’ai pas besoin de planifier la semaine avec la matrice Eisenhower, mais il reste encore 1 à 2 jours où j’ai quand même besoin de travailler en haute concentration. Dans ce cas, je change de couleur du stylo pour distinguer facilement ces pages.

• Je dessine le souvenir du jour, quand ce sont des jours marquants.

• Je gribouille en cours ou en réunion, pour celleux qui ont besoin d’occuper leurs mains pour rester concentrer et assimiler les informations, comme un ancien collègue, que je salue s’il passe par là 😉

• Je fais du coloriage anti-stress.

Le manque de flexibilité d’un outil papier

Même si le planner est très flexible, il a tous les désavantages d’un outil papier, dont la difficulté de faire des modifications dedans, surtout quand nous avons des plannings remplis d’aléas.

Ma solution est tout simplement d’écrire en crayon gris pour pouvoir gommer plus facilement.

Alors, le résultat après un mois ?

Nous sommes au mois de juin. C’est le meilleur moment pour voir ce que The Present Day planner m’a aidé à accomplir en 1 mois :

Sur la semaine du début du mois de mai,

• Niveau productivité : j’ai terminé 15 tâches sur 17 tâches définies avec ma semaine partagé avec vous. Et surtout, les graines semées sur mon balcon cette semaine ont toutes poussées !

• Au niveau du habit tracker, comme la semaine était bien chargée, je n’ai pas été assidue sur mes habitudes. J’ai donc réessayé les semaines suivantes. Et voici le résultat de ma dernière semaine :

• Au niveau du Self-care : Je ne suis allée au yoga qu’une seule fois, car le soir du jeudi, j’ai dû travailler toute la soirée. Mais je suis allée à la piscine à la place. C’était tout aussi reposant.

Et concernant le mois :

• J’ai 1,5 semaines de contenus en avance sur Instagram, Facebook et LinkedIn.
• J’ai sortie 2 articles de blog. Une seule vidéo YouTube est en ligne, mais j’ai 2 shorts à la place.
• Voici mon portfolio avant et après :

L’arme de rêve, l’arme pour notre rêve

Si vous êtes restés jusqu’ici, voici une anecdote rien que pour vous :

En avril 2023, j’ai reçu un colis. J’étais super heureuse de découvrir en avant-première le prototype du planner de Chi Nguyen, mon autrice préférée.

Je n’ai pas attendu une seule seconde pour le tester. Et comme je suis Directrice Artistique de The Present Writer, j’y écrivais directement les tâches en lien avec le lancement du planner. Quels sont les contenus visuels à préparer, quels sont les designs à prévoir, quels sont les éléments graphiques à créer…

Ce n’est que 12 heures après réception du colis que je me suis souvenue que… C’était moi, la designeuse de ce planner.

C’était la preuve que le prototype avait l’air assez pro, assez beau, assez délicat, comme un produit prêt à être commercialisé.

J’ai rigolé toute seule.

Et puis, j’ai pleuré.

Quand j’étais petite, le monde des illustrateurs, des designers et des créateurs paraissait si loin. Le rêve de concevoir le visuel d’un objet physique était pour moi un rêve interdit, et surtout, tellement irréel.

Depuis 9 mois, en créant ce planner, tout en l’utilisant au quotidien, j’ai appris à transformer chaque jour en un pas vers le rêve que j’ai secrètement eu depuis si longtemps, tout en vivant pleinement chaque jour.

Si je pouvais rencontrer la petite An du passé, celle qui était longtemps considérée comme fainéante, je lui donnerai ce planner.

Ce planner, cette arme, cet objet physique est la preuve concrète que ça ira mieux et que ça vaut le coup d’avancer.

Pour l’instant, The Present Day est disponible en précommande au Vietnam, et puis, dans un deuxième temps, à l’international.

Voici le lien pour la précommande (valable jusqu’au 10/6/2023) si vous êtes au Vietnam : https://shop.thepresentwriter.com/products/the-present-day-planner/

Je vous tiendrais au courant.

Keep creating!

Tu Ha An

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